Praca zdalna – nowe regulacje już niebawem

W Sejmie jest już projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, regulujący pracę zdalną. Co prawda w trakcie prac w Parlamencie nad Projektem jego treść może ulec zmianie, jednakże pomimo tego wielu naszych Klientów zwraca się do nas z różnymi pytaniami dotyczącymi nowych regulacji. Dlatego postanowiliśmy przyjrzeć się wątpliwościom przedsiębiorców i pracodawców oraz pomóc w przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Wybraliśmy najpopularniejsze pytania oraz postaraliśmy się w miarę zwięźle odpowiedzieć.

Kiedy strony umowy o pracę powinny dokonać uzgodnień dotyczących wykonywania pracy zdalnej przez pracownika?

Zgodnie z projektem, uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (w tym ostatnim przypadku z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej).

Czy dokonanie w trakcie zatrudnienia uzgodnień pomiędzy stronami umowy o pracę dotyczących wykonywania pracy zdalnej wymagać będzie zmiany umowy o pracę w formie pisemnej?

Projekt stanowi, że, w przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej dokonanego w trakcie zatrudnienia nie stosuje się artykułu Kodeksu Pracy, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W naszej ocenie należy to intepretować w ten sposób, że zmiana warunków umowy o pracę spowodowana powyższymi uzgodnieniami nie będzie wymagała formy pisemnej.

Czy pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o wykonywanie pracy zdalnej?

W niektórych przypadkach (np. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia) pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że wykonywanie pracy zdalnej nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy?

Projekt przewiduje, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w przypadku występowania następujących okoliczności:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli zmianie ulegną warunki lokalowe i techniczne pracownika (co uniemożliwiać będzie dalsze wykonywanie pracy zdalnej) pracownik zobowiązany będzie poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę – w takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł także cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.

Czy pracodawca powinien uregulować zasady wykonywania pracy zdalnej, a jeśli tak, to co powinno się znaleźć w takich „regulacjach”?

Zgodnie z projektem, praca zdalna powinna być wykonywana według zasad wykonywania pracy zdalnej określonych m.in. w:

1. porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami,
2. regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy(jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej),
3. odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w pkt 1 powyżej albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w pkt 2 powyżej,

Ponadto, powyższe regulacje powinny określać m.in. następujące kwestie:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (nie dotyczy to pkt 3) powyżej)
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Co pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną?

Zgodnie z Projektem Pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami, w regulaminie pracy zdalnej, w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem,
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Pracodawca i pracownik mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przy użyciu prywatnych materiałów i narzędzi pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Projekt przewiduje także, że obowiązek pokrycia w/w kosztów albo wypłaty powyższego ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości powyższego ekwiwalentu albo ryczałtu powinno się brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Jaki termin wejścia w życie ustawy zmieniającej kodeks pracy (w zakresie pracy zdalnej) przewiduje projekt?

Zgodnie z projektem, „nowelizacja” kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia jej ogłoszenia. Jednocześnie, z datą wejścia w życie tej ustawy, uchylony zostanie dotychczasowy przepis odnoszący się do pracy zdalnej, zawarty w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Podsumowanie

Powyższe pytania i odpowiedzi oczywiście nie wyczerpują wszystkich kwestii uregulowanych w projekcie, lecz obejmują główne regulacje wpływające na relacje pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie pracy zdalnej. Warto też podkreślić, że proces legislacyjny nad uregulowaniem pracy zdalnej trwa już od ponad roku i do momentu uchwalenia projektu przez Parlament mogą pojawić się jeszcze jakieś zmiany w projekcie. Dlatego warto śledzić pracę nad projektem ustawy oraz powoli przygotowywać swoje firmy na wejście w życie nowych regulacji.

Autor Artykułu: Andżelika Madej-Kowal